Mailarchiv mit Microsoft 365 Business Premium
Microsoft 365 Business Premium beinhaltet eine Exchange Online Archiving subscription, welche es ermöglicht, Mails zu archivieren. Jeder User, für den eine Archiv Mailbox aktiviert wird, egal ob on-prem oder in der Cloud, erhält in dieser standardmäßig 100 GB Speicherplatz. Wurde auto-expanding archiving konfiguriert, wird bei Erreichen dieser Grenze automatisch der Speicherplatz bis zu 1.5 TB erweitert.
Eine Archiv Mailbox erscheint als Postfach in der Navigationsstruktur der primären Mailbox eines Users. Zwar haben diese Archivmailboxen einige Einschränkungen, wie zum Beispiel:
- Es dürfen keine Transportregeln oder automatische Weiterleitungen konfiguriert sein, welche die E-Mails in die Archivmailbox kopieren
- Die Mailbox darf nur für Archivierungszwecke verwendet werden
Allerdings haben diese bei vorgesehener Verwendungsweise keine Nachteile.
Die E-Mails können manuell in das Archiv gezogen werden, oder mit einer definierten Retention Policy. Eine Default Retention Policy wird automatisch von Microsoft erstellt und bewirkt beim Aktivieren einer Archivmailbox folgendes:
- Es werden alle E-Mails, welche älter als 2 Jahre sind von der primären Mailbox in die Archiv Mailbox verschoben
- Es werden alle wiederherstellbaren Elemente, die älter als 14 Tage sind, zu den wiederherstellbaren Elementen in der Archivmailbox verschoben
Werden Mails durch die Policy verschoben, so wird die Originalstruktur vom primären Postfach im Archivpostfach abgebildet.
Die genaue Definition der Default Retention Policy kann hier nachgelesen werden: Default Retention Policy in Exchange Online and Exchange Server | Microsoft Docs
Archivmailbox für eine bestehende Mailbox anlegen
Im on-prem Exchange Admin Center wird das In-Place Archive aktiviert:
Handelt es sich um eine on-prem Mailbox, muss bestätigt werden, dass eine cloudbasierte Archivmailbox angelegt werden soll:
Nach erfolgreicher Synchronisation (Standardeinstellung alle 30 Minuten) von Azure AD Connect, wird die Archivmailbox für den User erstellt und kann mit Outlook oder Outlook Web verwendet werden.
Wann die letzte Synchronisation stattgefunden hat, kann im Microsoft 365 Admin Center kontrolliert werden:
Der Sync kann am Azure AD Connect Server mit diesem Powershell Befehl manuell angestoßen werden:
Start-ADSyncSyncCycle -PolicyType Delta
Ob die Mailbox erstellt wurde, kann mit folgenden Befehlen kontrolliert werden.
On-Prem Mailbox:
Get-MailUser <username> | FL *archive*
Cloudmailbox:
Get-Mailbox <username> | FL *archive*
Ebenfalls zu sehen ist der Status unter den Details des Archivs im lokalen EAC:
